Thách thức trong thời kỳ công nghệ thông tin của Doanh nghiệp hiện này là bảo mật dữ liệu, bảo mật email đang là vấn đề rất được quan tâm. Ước tính rằng trên toàn cầu các Doanh nghiệp mất đi khoảng 17.700đô/ phút do các cuộc tấn công lừa đảo và 96% cuộc tấn công lừa đảo đó đến từ email. Để ngăn chặn sự tấn công trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, các Doanh nghiệp phải đưa ra các giải pháp bảo mật email hiện tại, cũng như nâng cấp hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin tối ưu phù hợp với chi phí và quy mô từng Doanh nghiệp tránh thất thoát lãng phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả bảo mật và vận hành tối ưu.

Bối cảnh hiểm họa email hiện nay.

Do tình hình hiện nay, phải tái cơ cấu và tăng năng suất làm việc đáp ứng trong thời kỳ dịch bệnh vừa qua rất nhiều Doanh nghiệp hoạt động phụ thuộc vào đội ngũ nhân viên làm việc từ xa. Sử dụng email thường xuyên để liên hệ trao đổi với đối tác và nội bộ, thường xuyên phải làm việc những nơi ở ngoài công sở không có sự bảo mật rất dễ bị tấn công dữ liệu, email, xâm nhập vào hệ thống phá hoại. Với những hậu quả khó lường là đánh mất những dự liệu quan trọng, data khách hàng, thông tin dự án ...Đó là lý do vì sao doanh nghiệp cần phải bảo mật thông tin, dữ liệu của mình an toàn hơn bằng những giải pháp tiên tiến.

Một số hình thức tấn công khai thác dữ liệu của hacker

– Phishing: tấn công bằng cách gửi file, tệp đính kèm trong email và dẫn người dùng tới 1 website giả mạo giống với website của công ty
– Password Cracker: kẻ xấu tấn công vô hiệu hóa chức năng bảo vệ mật khẩu của hệ thống công ty.
– Ddos và dos (tấn công từ chối dịch vụ): tấn công chủ yếu vào các công ty lớn, hậu quả rất nặng nề. Đây là hình thức tấn công đánh sập tạm thời máy chủ, hệ thống, hoặc mạng nội bộ.
– Man-in-the-middle attack (tấn công trung gian): hay còn gọi là tấn công nghe lén, hacker sẽ tấn công xâm nhập vào giao dịch giữa 2 đối tượng, đánh cắp dữ liệu của giao dịch đó. 
– Trojans: Là hình thức đánh cắp mật khẩu người dùng bằng cách thay đổi mã hóa.
– Malware attack (tấn công bằng phần mềm độc hại): là hình thức phổ biến nhất gồm phần mềm gián điệp, mã độc tống tiền, virus và worm.
– Sniffer: Tin tặc ăn cắp thông tin ở nhiều địa điểm gửi đi, nhận thông qua các giao thức trong hệ thống.
Và rất nhiều hình thức khác tinh vi của các hacker làm cho rất nhiều Doanh nghiệp thất thoát và điêu đứng.

Các giải pháp bảo mật dự liệu an toàn cho Doanh nghiệp

– Có chính sách bảo mật riêng, kiểm soát truy cập từ xa để hạn chế rò rỉ thông tin, bảo vệ được dữ liệu công ty.
– Mã hóa dữ liệu giúp giảm thiệt hại từ các cuộc tấn công mạng.– Nâng cao nhận thức nhân viên về tầm quan trọng của việc bảo mật dữ liệu, hướng dẫn, đào tạo kiến thức cơ bản cho họ về việc bảo mật dữ liệu  cho cá nhân và doanh nghiệp.– Sử dụng mật khẩu mạnh và khác nhau, bạn nên sử dụng nhiều mật khẩu có chứa cả chữ, ký tự, số. Bên cạnh đó bạn có thể bảo mật hai lớp mật khẩu thông qua xác nhận sms, email.– Sao lưu dữ liệu thường xuyên ra ổ cứng di động gắn ngoài, hoặc trên hệ điều hành máy tính. Với doanh nghiệp lớn, bạn nên sao lưu dữ liệu trên nền tảng lưu trữ dữ liệu trên đám mây điển hình như Microsoft Exchange để đảm bảo an toàn tốt nhất cho dữ liệu, không bị phụ thuộc vào một nguồn duy nhất.

Microsoft Exchange là gì? Bảo mật tối ưu cho email của Doanh nghiệp hoạt động ra sao?

Microsoft Exchange là gì?

Microsoft Exchange giải pháp email và lưu trữ email độc quyền của Microsoft cho doanh nghiệp. Nói cách khác, Exchange là một phần mềm chạy trên máy chủ đám mây và quản lý tất các email của bạn.
Microsoft Exchange sẽ bao gồm Exchange Online hoặc Outlook – hệ thống email và Microsoft Exchange Server – hệ thống máy chủ lưu trữ email.
Exchange làm gì với dữ liệu của bạn? Nói một cách đơn giản thì toàn bộ thư đến, thư đi, sao lưu, bản nháp; lịch; liên hệ;… – mọi tác vụ này đều được thực hiện thông qua Microsoft Exchange và được lưu trên máy chủ.

Microsoft Exchange hoạt động như thế nào?

Khi sử dụng tài khoản Exchange, email của bạn sẽ được gửi đến và lưu trên máy chủ Exchange. Danh bạ và lịch của bạn cũng được lưu ở đó.
Microsoft 365 cung cấp nhiều tùy chọn để bạn truy cập vào tài khoản Exchange của mình. Bạn có thể chọn giải pháp mà mình muốn, cụ thể:
Exchange ActiveSync: MAPI/HTTP là các phương pháp để truy nhập email Exchange của bạn, thường là từ máy tính xách tay, điện thoại hoặc máy tính bảng. Khi bạn truy nhập email của mình, bạn không thực sự tải xuống hoặc lưu trữ email trên thiết bị. Thay vào đó, bạn đang đọc email từ Exchange Server. Hệ thống cho phép bạn truy nhập email của mình ngay cả khi bạn không kết nối Internet.
IMAP: tương tự như Exchange ActiveSync, là một phương pháp để truy cập email của bạn dù bạn ở đâu, từ bất kỳ thiết bị nào. Khi bạn đọc thư email bằng IMAP, bạn không thực sự tải xuống email trên máy tính của mình. Thay vào đó, bạn đang đọc email từ Exchange Server.
Với IMAP, email được đồng bộ hóa giữa thiết bị của bạn và máy chủ. IMAP cho phép lưu trữ lịch có giới hạn nhưng không hỗ trợ cộng tác trên lịch với những người dùng khác.
Email POP được tải xuống từ Exchange Server trên máy tính của bạn: Sau khi email được tải xuống máy tính của bạn, email sẽ bị xóa khỏi máy chủ. Để truy nhập email sau khi được tải xuống, bạn phải sử dụng cùng một máy tính. Nếu bạn truy cập email của mình từ thiết bị khác, email sẽ tải xuống lần nữa để có thể sử dụng.

Sự khác nhau của lưu trữ email trên máy chủ Microsoft Exchange và POP3?

Microsoft Exchange không phải là cách duy nhất mà bạn có thể dùng để quản lý email tổ chức.
Hầu hết, mọi doanh nghiệp đều bắt đầu sử dụng email dưới hình thức POP3. Điểm khác biệt là POP3 bắt buộc bạn phải tải về toàn bộ email nếu như muốn sử dụng. Còn Exchange giúp lưu trữ email của bạn trên máy chủ.

Vậy lợi thế nằm ở đâu?
Với POP3 là email sẽ được tải xuống máy tính của bạn. Do đó, nếu một trong các máy tính cá nhân bị chết, tất cả các email của bạn sẽ bị mất.
Microsoft Exchange được thiết kế để tập trung các email của bạn vào một cơ sở dữ liệu. Email không được lưu trữ và xử lý email trên máy tính của bạn. Exchange quản lý và sao lưu email trên máy chủ của Microsoft.
Sự gia tăng phổ biến của “trao đổi email được lưu trữ” đã cho phép các tổ chức tiếp cận nhiều giải pháp phần mềm cấp doanh nghiệp. Vượt qua các rào cản lớn về chi phí cơ sở hạ tầng, phí cấp phép, bảo trì và đào tạo. Nói cách khác Exchange giúp các doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí khổng lồ.

Những tính năng bảo mật email nổi trội của Microsoft Exchange

Lưu trữ Exchange là bước nhảy vọt so với email POP3 hoặc IMAP4 cơ bản. Exchange giúp nhóm của bạn làm việc hiệu quả hơn nhiều thông qua quyền truy cập liên tục vào email, lịch và danh bạ cũng như các tệp và thông tin quan trọng.
Ngoài ra, tính năng nổi bật dưới đây sẽ là “mấu chốt” để giúp bạn cân nhắc lựa chọn Exchange cho giải pháp email của Doanh nghiệp mình:
1. Sử dụng email đồng bộ mọi lúc mọi nơi
Tính năng này là tính năng cơ bản của bất kỳ email online nào. Tuy nhiên, sự kết hợp của Exchange Online và Outlook Offline dưới sự quản lý và lưu trữ bởi Exchange Server sẽ mang đến cho tổ chức của bạn một nền tảng email hoạt động liên tục, dễ dàng và hiệu quả dù bạn đang ở những khu vực giới hạn internet nhất.
2. Tính năng ngăn chặn mất dữ liệu
Các tính năng DLP đảm bảo rằng dữ liệu cá nhân của bạn được bảo mật, vì người dùng không thể gửi nhầm thông tin nhạy cảm cho những người không được phép. Mẹo chính sách mới trong Outlook giúp người dùng nhận thấy các vi phạm chính sách trước khi xảy ra.
3. Các ứng dụng để tích hợp với Office
Mô hình mở rộng cho phép người dùng truy cập các plugin dễ dàng và tạo ra một công cụ giao tiếp mạnh mẽ hơn. Microsoft Exchange cũng cho phép đăng nhập một lần để có thể sử dụng nhanh nhiều ứng dụng.
4. Giao diện đơn cho eDiscovery
Microsoft Exchange cho phép bạn chạy Khám phá điện tử tại chỗ trên Exchange, SharePoint và Lync từ một giao diện duy nhất. Mọi thành viên tổ chức của bạn có thể dễ dàng lưu giữ và khám phá dữ liệu hơn. Trung tâm khám phá điện tử giảm chi phí quản lý các chức năng tuân thủ phức tạp.
5. Quản lý nhanh hệ thống email
Exchange Online cung cấp một bảng điều khiển cho Quản trị viên. Bảng điều khiển đơn giản để sử dụng và được tối ưu hóa để quản lý các triển khai tại chỗ, trực tuyến hoặc kết hợp. Microsoft còn cung cấp Trung tâm quản trị Exchange (Exchange Admin Center – EAC) để quản trị viên quản lý các cài đặt dành riêng cho Exchange.

Tại sao chọn Microsoft Exchange là ưu tiên cho Doanh nghiệp hiện nay?

Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang sử dụng email như một kênh giao tiếp chính. Nhưng nhiều công ty trong số này dừng lại ở đó. Họ bỏ lỡ các tính năng thúc đẩy năng suất như lịch dùng chung, thông tin liên hệ và tệp.
Bằng cách nâng cấp lên phần mềm nhắn tin kinh doanh phổ biến nhất thế giới, Microsoft Exchange, bạn có thể nâng cao đáng kể hiệu quả của nhóm.
Bên cạnh đó, với Exchange tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365, bạn có thể sử dụng mọi ứng dụng từ đám mây như bộ Office để làm việc, soạn thảo; Microsoft Teams để gọi và họp video từ xa; giao tiếp và cộng tác chuyên nghiệp các kế hoạch chung; hay đồng bộ Lịch Outlook với Microsoft Bookings để sắp xếp, lên lịch hẹn với khách hàng đơn giản hơn bao giờ hết.
Tất cả trong một với Microsoft 365.

Tầm quan trọng của Microsoft Exchange trong bảo mật email của Doanh nghiệp?

• Các công ty vừa và nhỏ có thể đạt được ba lợi ích khi sử dụng Microsoft Exchange:
• Tập trung các email để chúng có thể được sao lưu
• Nếu bạn đang sử dụng mô hình POP3 cũ, bạn có nguy cơ bị mất email. Trao đổi trước hết là tập trung và sao lưu thông tin đó.
• Loại bỏ các mối đe dọa qua email trước khi chúng đến tay bạn
• Exchange tích cực bảo vệ dữ liệu của bạn bằng các biện pháp bảo vệ tích hợp trước các mối đe dọa qua email. Tính năng lọc thư rác nhiều lớp đi kèm với các bản cập nhật liên tục. Tính năng này giúp bảo vệ chống lại các mối đe dọa và lừa đảo ngày càng phức tạp, trong khi nhiều công cụ chống phần mềm độc hại hoạt động để bảo vệ dữ liệu email của bạn khỏi virus.
• Lịch được chia sẻ giữa các thành viên khác nhau trong tổ chức của bạn
• Luôn được thông báo về những gì các nhân viên khác đang làm. Lịch dùng chung giúp doanh nghiệp có tổ chức, tiết kiệm tài nguyên, nguồn nhân lực, tư đó đạt năng suất hơn.

Vậy nên đăng ký trực tiếp với hãng Microsoft hay thông qua đối tác Công ty TNHH Tín Bảo Lan (TBL)?

Có 2 điểm khác biệt khi bạn chọn đăng ký theo một trong hai cách đó là: quy trình và thiết lập (giá cả không thay đổi).
Thứ nhất, nếu đăng ký trực tiếp với hãng Microsoft, bạn cần biết tiếng Anh và có nhân viên IT hỗ trợ các vấn đề cài đặt, cấu hình, chuyển dữ liệu email. Microsoft có thể hỗ trợ bạn nhưng thời gian có thể khá lâu.
Thứ hai, khi đăng ký trực tiếp với hãng Microsoft, bạn phải thực hiện thêm một số quy trình là đóng thuế nhà thầu. Ngoài ra, bạn sẽ mất thêm 4.5% phí chuyển đổi (bao gồm phí hành chính và thuế nhà thầu). Khi đăng ký với đối tác của Microsoft, họ xử lý quy trình này với quy mô lớn và hàng ngày nên thời gian và chi phí sẽ ít hơn so với bạn tự thực hiện.
» Ngoài ra, việc tiếp xúc và tìm hiểu về Microsoft 365 hay Exchange còn phức tạp, bạn nên nhờ đến các chuyên gia tư vấn để chọn giải pháp Microsoft 365 phù hợp. Nói chuyện với chuyên gia CNTT và đối tác ủy quyền của hãng để đánh giá các yêu cầu và xem tùy chọn nào phù hợp nhất với bạn.

Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, bạn cũng có thể gọi ngay cho chuyên viên của chúng tôi gửi yêu cầu tư vấn, Công ty TNHH Tín Bảo Lan (TBL) sẽ giúp bạn tìm được giải pháp phù hợp riêng với từng quy mô và nhu cầu cũng như ngân sách của Doanh nghiệp bạn. Tư vấn xây dựng lộ trình xây dựng hạ tầng CNTT trong tương lai của Doanh nghiệp theo từng bước phù hợp tiết kiệm chi phí và tối ưu hiệu suất công việc.